「大家常常說，是因為資訊超載。

假如真的是這個問題，

恐怕才剛走進圖書館，你就要被逼死了。」

《搞定》作者、管理大師大衛‧艾倫

我和艾倫的觀點一樣，

從不認為資訊超載是個問題。

確實，這個時代的人正面臨史上最大量的資訊流，

但是歷史上的任一個時間點，

都會有人提出這項論述！

像是發明印刷機和電報，或書寫方式出現後，

個人和外界資訊的互動早已迅速增加。

幾個世紀以來，

運用資訊工作的人總有相同的抱怨。

缺乏「決心」、決策不當

造成工作效率低

英國詩人雪萊（Percy Shelley）

在《詩之辯》（Defence of Poetry ）中曾說：

「知識不虞匱乏：我們接收資訊的量已經超出自我意識，

人們太過貪食，吸收的資訊超出能夠消化的程度。」

與其說是資訊超載，

應該說不良的決策或缺乏決心，

才會造成工作效率低落。

我不知道這是不是因為，

教育體系沒有教導學生怎麼做決策，

還是處理資訊時，大腦就是天生不可靠。

不管是前者還是後者，

只要決策不當就會有麻煩。

工作效率低落的人，

常會發生以下 3種情形：

工作中，只要有任何事發生就會受影響。

這種人往往覺得自己完全無法掌握發生了什麼事，也

沒有能力分配時間。

有些人一整天下來，

分明有能力完成手邊的工作，但

盡做些沒意義的工作。

就像花了一整天，

卻只更動家具擺設或歸檔等細枝末節的事。

有些人太愛做夢，

對一定時間內能產出的價值，

空想有餘，卻無法實踐。

老是在一個又一個的工作計畫間穿梭，但

計畫常缺乏重點、沒有成效。

我自己就是屬於這類。

先學會認清 真正重要 的事情

再來改變想法和習慣

這邊所指的工作效率不是代表能生產出多少東西、

做事方法有多麼聰明、

能同時處理很多工作，

或有辦法順利完成討厭的工作。

工作效率代表掌控力和洞察力，

也就是說能夠掌控手上的資源，

並認清什麼事情才是真的重要、值得關注。

我常聽到有人說追求提升工作效率，

就像打一場必敗的仗。

不然就像是我的客戶和同事已經習慣壓力和疲乏，

總覺得自己在追趕行程，

卻沒想過這是可以改變的。

更慘的是，有些人還把塞爆的收件匣、

緊湊到失控的行程和高血壓當作榮譽的象徵，

彷彿在說

「我要失控了！我工作太操勞了！但是，非我不可」。

現在，我要告訴你，

這是可以改善的──只要先改變自己的想法和習慣。

改變習慣，就能 提升效率

從這 3點著手：

一旦體會到新習慣的效果，你就會明白差異何在，

效果比效率更為重要，因為當新習慣有了效果，

當然就會更有效率，也更能掌握手邊的工作。

要實現這點，必須從以下 3點開始改變：

用更好的方法來處理資訊。

尊重大腦的天賦和限制，才不會被大量的外部資訊綁架。

建立框架。

框架能幫助你決定什麼事值得注意。

創造力。

為了保有創造力，而放棄上述 2點也沒關係。

但是分神發想後，

一定要有明確的方法重拾掌控力和洞察力。

當這些改變成了習慣，

你就擁有掌控力和洞察力，

能夠適當的回應所處的情境，和湧向你的資訊。

把提升工作效率 轉化為

日常生活的習慣

關於工作效率的書，大多像參考書，

必須從頭讀到尾才能領悟書中的各項論點，

或找出參考依據；

讀完後如果需要某項提示時，

可以再快速翻閱特定章節。

但有效的教學指南往往不是參考書，

因為參考書的概念基礎得依賴前面的章節，

所以過不了多久，你就要再從頭讀一遍。

此外，參考書籍雖然會設計提示功能，

卻缺乏整體的基礎概念。

就討論工作效率的書來說，

「提示」和完整的「架構」缺一不可。

先學習原理再加以運用當然很重要，

但參照的資料也不能少，

如此一來才能融會貫通，

所以我以 8個章節來架構本書。

這 8個章節足以把各種工作面向整合成一個系統，

讓你能一次培養 1項或 2項習慣，

輕輕鬆鬆的把提升工作效率

轉化為日常生活的一部分。

本書每個章節都是以習慣迴路（habit loop）為架構，

也就是培養習慣的 3個要件，

我會敘述「為什麼」需要這項習慣。

接下來再討論「如何」建立新的慣性。

最後一部分則會告訴你，

這項習慣會帶來「什麼」好處。

一次養成 1個習慣

讓高效率 習慣成自然

這裡談的「為什麼」就是

觸發習慣的誘因，和形成這項習慣的基礎，

以助你養成每個習慣。

先內化其中一項習慣後，

它就能成為培養下一個習慣的穩固基礎。

注意，請避免要求自己一次接受多項新習慣，

因為改掉舊習、採納新的，

一定會花點時間和精力。

本書會用習慣來提高工作效率，

有 2個原因：

第 1，習慣可以讓我們把一堆有趣而複雜的概念，

轉成容易消化、輕鬆採納的資訊模組。

第 2，顧名思義，習慣是自動行為，不用經過思考。

我希望提升工作效率的核心概念

能變成各位的活習慣、能自動履行。

也就是說，做某事前，你已經設想過，

所以再遇到相同的事時，

不必有意識的去思考就能觸發好習慣。